Der automatisierte Bewerbungsprozess im Rahmen des
ULC.Formular- & Prozessmanagers bildet
die ideale Grundlage für Ihr Recruiting.

Zur optimalen Nutzung des Bewerbungsmanagers müssen die am Prozess beteiligten Mitarbeiter den entsprechenden Rollen zugeteilt werden. So werden die Bearbeiter und Entscheidungsträger automatisch über Bewerbungen Ihres Fachbereichs und den Bearbeitungsstand informiert. Texte werden individuell angepasst und für automatische E-Mail-Benachrichtigungen hinterlegt.

Den gesamten Prozess kann man mit drei Phasen verdeutlichen:

 

1) Der Bewerbungseingang

Eine oder mehrere Personen, in der Regel aus der Administration oder Personalabteilung, sind mit der Bewerbungsaufnahme beauftragt. Die eingegangenen Bewerbungen werden in einem neuen Formular im Bewerbungsmanager erfasst. Eine automatisierte Eingangsbestätigung wird mit nur einem Mausklick versandt. Anhänge, wie Lebenslauf und Zeugnisse, können direkt im Formular im PDF-Format abgelegt werden. Mit der Bereichszuteilung wird der nächste Bearbeiter, in der Regel der Fachbereichsleiter und Entscheidungsträger selektiert. Über die Rollenzuteilung ist dies fest definiert. Die Bewerbung wird nun direkt an den Fachbereich weitergeleitet.

 

2) Die Bewerbungssichtung

Die Bewerbung ist vollständig im System erfasst und der Entscheidungsträger, in der Regel Fachbereichsleiter, wird informiert und kann die Bewerbungsunterlagen nun sichten. Hier besteht die Möglichkeit, wieder automatisiert, mit einem Klick den Bewerber zum Interview einzuladen. Konnten sie einen neuen Mitarbeiter gewinnen, wird die Bewerbung an den Ordner für Einstellungen weitergegeben.

An dieser Stelle kann der Entscheidungsträger weitere Kollegen, wie Team- und Projektleiter, in den Prozess einbinden. Dies geschieht über eine direkte Kontaktaufnahme über eine automatische Benachrichtigung bei der gewünschten Kontaktperson.

Sollte der Bewerber nicht für die zu besetzende Stelle geeignet sein, wird die Bewerbung als abgesagt markiert.

 

3) Die Nacharbeitung

Hier tritt wieder Ihre Administration oder Personalabteilung in Kraft und übernimmt die weitere Bearbeitung der Bewerbungen, die für Einstellungen oder Absagen zugeteilt wurden. Bei Einstellungen müssen die neuen Mitarbeiter im firmeninternen Systemablauf eingebunden werden. Wie das optimiert und zeitsparend ablaufen kann, zeigt Ihnen unser Mitarbeiter-Onboarding.

Die Bewerbungen, die vom Entscheidungsträger abgelehnt wurden, können wieder über einen Mausklick automatisch abgesagt werden. Danach werden diese Bewerbungen abgeschlossen und zur Löschung weitergegeben. Der besondere Vorteil liegt darin, dass alle personenbezogenen Daten automatisch DSGVO-konform behandelt werden.

 

Sollte der Bewerber im Laufe des Prozesses seinerseits absagen, ist dies in jeder Phase möglich und die Daten werden an die Datenlöschung übergeben. Nach einem fest definierten Zeitraum werden die Bewerbungsdaten und damit die personenbezogenen Daten im Sinne der DGSVO automatisch gelöscht.

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